Input Management ประตูสู่คลังเก็บ Content

หลายๆ บริษัทเริ่มมีการใช้งาน Content Management System (CMS) หรือ Document Management System (DMS) เพื่อลดการเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษ และเพื่อให้การค้นหาและนำไปใช้งานสะดวกรวดเร็ว รวมไปถึงเพื่อให้หลายๆ application ดึงภาพเอกสารไปใช้งาน โดยไฟล์เอกสารที่นำเข้า CMS หรือ DMS นี้ จะใช้วิธีการ upload เข้าไปหลังจากได้ scan เอกสารมาแล้ว โดยจะนำเข้าทีละไฟล์หรือจะพร้อมกันหลายๆ ไฟล์ได้

Ginkgosoft ผู้นำทางด้านเทคโนโลยีการจัดการเอกสาร (Content Management) มากกว่า 20 ปี
input_management_1

แต่เอกสารบางอย่าง ต้องใช้คนในการแยกเอกสารก่อนที่จะนำเข้าเครื่อง scan ซึ่งการ scan 1 ครั้งจะได้ 1 ไฟล์ ลองคิดภาพตามดูนะครับว่าถ้าต้อง scan เอกสารทุกๆ วันเยอะขนาดนี้

น่าจะได้ไฟล์ราวๆ 200-300 ไฟล์ อาจจะต้องใช้เวลาทั้งวันในการแยกแยกและ scan เอกสาร จึงมีผู้คิดค้นเครื่องมือที่จะเข้ามาช่วยในการ scan และคัดแยกเอกสารให้อัตโนมัติ โดยเครื่องมือนี้เรียกว่า Input Management

input_management_2

ในภาพองค์ประกอบหลักของ Enterprise content management จะต้องมี Input Management หรือจะเรียกว่า Capturing Tools อยู่เสมอ หน้าที่สำคัญของ Input Management คือ เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้การนำ Content เข้าสู่ Content Server ได้อย่างสะดวก ถูกต้อง และรวดเร็ว โดยสามารถนำเอกสารเข้ามาได้จากหลายทางเช่น scanner, browse file, email รวมไปถึงได้จากระบบงานอื่นๆ เช่น ERP ในกรณีที่ Content เป็นไฟล์ภาพเอกสาร Input Management จะมีเครื่องมือช่วยเพิ่มมาดังนี้

  • Recognition ถ้าจะแปลตรงๆ ก็เป็นตัวที่ทำให้ระบบรู้จักเอกสาร ซึ่งการจะรู้จักในที่นี้ ไม่ได้หมายถึงการรู้ว่าเอกสารคือเอกสารอะไร แต่เป็นการรู้เนื้อหาข้อความในเอกสาร โดยใช้เทคโนโลยี OCR, OMR, ICR (จะกล่าวละเอียดในบทความถัดๆ ไปครับ)
  • Form Processing นี่เองที่เป็นเครื่องมือที่ทำให้ระบบรู้จักหรือแยกแยะเอกสารออก ในการใช้งาน จะต้องสร้าง Template ของเอกสารและกำหนดเงื่อนไขที่จะใช้บอกเอกลักษณ์ของเอกสารไว้ก่อน และจะใช้ Recognition มาเพื่อช่่วยอ่านข้อมูลบนเอกสาร
  • Image Enhancement เป็นเครื่องมือที่ช่วยปรับแต่งภาพเอกสารให้มีคุณภาพเพียงพอที่จะใช้ในการทำ Form Processing
  • Indexing tools เป็น web หรือ application ที่ให้ผู้ใช้ตรวจสอบและเพิ่มเติมข้อมูล index ของเอกสาร โดย Index คือข้อมูลดัชนีของเอกสาร สามารถใช้การ Recognition ช่วยดึงข้อมูลออกจากภาพเอกสารได้

ในบทความถัดไป จะกล่าวถึง Input ที่จะสามารถนำเข้าไปเก็บใน Content Server ผ่านทาง Input Management ได้ รวมถึงมีในตอนนี้มี Software Input Management ของเจ้าไหนบ้าง ที่ขายกันอยู่ในปัจจุบันนี้

Leave a Reply

Close Menu